7 Langkah Cara Membuat Apostille: Mudah Dan Cepat!

Pengertian Apostille dan Mengapa Ini Penting?

Mungkin Anda pernah mendengar istilah “Apostille” dan bertanya-tanya apa sebenarnya itu. Apostille adalah sertifikasi yang mengesahkan asal-usul dokumen publik. Dokumen publik yang dimaksud, contohnya seperti akta kelahiran, ijazah, surat kuasa, dan dokumen resmi lainnya. Dengan adanya Apostille, dokumen Anda akan diakui keabsahannya di negara-negara yang tergabung dalam Konvensi Apostille.

Lalu, mengapa Apostille ini penting? Jika Anda berencana untuk menggunakan dokumen resmi Indonesia di luar negeri, seperti untuk keperluan pendidikan, pekerjaan, atau pernikahan, Apostille menjadi syarat mutlak. Tanpa Apostille, dokumen Anda mungkin tidak akan diakui dan proses yang Anda jalani bisa terhambat. Apostille memastikan bahwa dokumen Anda dianggap sah dan legal di mata hukum negara tujuan.

Mungkin Anda bingung, apa bedanya Apostille dengan legalisasi biasa? Legalisasi biasa umumnya melibatkan proses verifikasi dokumen melalui berbagai instansi, termasuk Kementerian Hukum dan HAM, Kementerian Luar Negeri, dan kedutaan negara tujuan. Proses ini bisa memakan waktu dan cukup rumit. Sementara itu, Apostille menyederhanakan proses tersebut. Cukup dengan satu sertifikasi Apostille dari Kementerian Hukum dan HAM, dokumen Anda sudah siap digunakan di negara-negara anggota Konvensi Apostille. Jadi, prosesnya jauh lebih cepat dan efisien.

Langkah 1: Identifikasi Dokumen dan Persyaratan

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi dokumen apa saja yang memerlukan Apostille. Tidak semua dokumen perlu melalui proses ini. Beberapa contoh dokumen yang umumnya memerlukan Apostille antara lain:

• Akta kelahiran
• Ijazah dan transkrip nilai
• Surat kuasa
• Akta nikah
• Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)
• Dokumen perusahaan (akta pendirian, SIUP, TDP, dll.)

Pastikan dokumen yang Anda miliki adalah dokumen asli atau salinan yang telah disahkan oleh pejabat berwenang. Jika dokumen tersebut merupakan salinan, pastikan legalisirnya masih berlaku. Perhatikan juga, apakah dokumen Anda perlu diterjemahkan ke bahasa asing atau tidak. Jika negara tujuan mengharuskan, Anda perlu menggunakan jasa penerjemah tersumpah untuk menerjemahkan dokumen Anda.

Setelah itu, Anda perlu mengetahui otoritas yang berwenang untuk menerbitkan Apostille di Indonesia. Untuk saat ini, Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) adalah satu-satunya instansi yang berwenang mengeluarkan Apostille. Anda bisa mencari informasi kontak dan alamat Kemenkumham melalui situs resmi mereka atau mesin pencari.

Setiap jenis dokumen mungkin memiliki persyaratan khusus. Misalnya, untuk ijazah, mungkin diperlukan legalisir dari instansi pendidikan terkait terlebih dahulu. Cari tahu informasi detail mengenai persyaratan khusus untuk dokumen Anda melalui situs resmi Kemenkumham atau dengan menghubungi layanan informasi mereka.

Terakhir, siapkan biaya yang diperlukan. Biaya Apostille di Kemenkumham bisa berbeda-beda, tergantung pada jenis dokumen dan layanan yang Anda pilih (reguler atau ekspres). Informasi terbaru mengenai biaya bisa Anda dapatkan di situs resmi Kemenkumham.

Langkah 2: Mengisi Formulir Permohonan Apostille

Setelah dokumen dan persyaratan siap, langkah selanjutnya adalah mengisi formulir permohonan Apostille. Formulir ini bisa Anda dapatkan dengan dua cara: mengunduhnya dari situs resmi Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) atau mengambilnya langsung di loket pelayanan Apostille Kemenkumham. Pastikan Anda mengunduh atau mengambil formulir terbaru.

Formulir permohonan Apostille umumnya meminta informasi berikut:

• Nama lengkap pemohon
• Nomor identitas (KTP/Paspor)
• Alamat lengkap pemohon
• Nomor telepon/handphone yang bisa dihubungi
• Alamat email (jika ada)
• Jenis dokumen yang dimohonkan Apostille
• Nomor dokumen (jika ada, contoh: nomor akta kelahiran)
• Tanggal penerbitan dokumen
• Nama instansi penerbit dokumen
• Negara tujuan penggunaan dokumen
• Jumlah dokumen yang dimohonkan Apostille
• Jenis layanan yang dipilih (reguler/ekspres)

Berikut adalah contoh pengisian formulir permohonan Apostille (perhatikan bahwa ini hanya contoh, format sebenarnya mungkin sedikit berbeda):

Pastikan Anda mengisi semua kolom yang relevan dengan data yang benar dan lengkap. Jangan sampai ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat, karena hal ini bisa menghambat proses permohonan Anda. Periksa kembali formulir yang telah diisi sebelum diserahkan.

Selain formulir permohonan yang telah diisi, Anda juga perlu melampirkan beberapa dokumen pendukung, yaitu:

• Dokumen asli yang akan dimohonkan Apostille.
• Fotokopi dokumen yang akan dimohonkan Apostille.
• Fotokopi KTP/Paspor pemohon.
• Surat kuasa (jika pengajuan dilakukan oleh pihak lain).
• Bukti pembayaran biaya Apostille (jika pembayaran dilakukan di awal).

Untuk beberapa jenis dokumen dan keadaan tertentu, ada kemungkinan dokumen kelengkapan tambahan yang perlu Anda lampirkan, pastikan Anda mencari informasi detail di website resmi kemenkumham.

Langkah 3: Membayar Biaya Apostille

Setelah formulir permohonan lengkap dan semua dokumen pendukung siap, langkah selanjutnya adalah membayar biaya Apostille. Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) menyediakan beberapa metode pembayaran yang bisa Anda pilih, yaitu:

• Transfer Bank: Anda dapat melakukan transfer ke rekening bank yang ditunjuk oleh Kemenkumham. Pastikan Anda mencantumkan nomor referensi atau keterangan pembayaran yang sesuai dengan petunjuk yang diberikan. Informasi detail mengenai nomor rekening dan petunjuk pembayaran biasanya tercantum di situs resmi Kemenkumham atau bisa Anda tanyakan langsung ke loket pelayanan.
• Pembayaran Online: Beberapa layanan Apostille Kemenkumham mungkin menyediakan opsi pembayaran online melalui website atau aplikasi resmi. Jika tersedia, opsi ini biasanya lebih praktis dan cepat.
• Pembayaran Tunai di Loket: Anda juga bisa membayar langsung secara tunai di loket pelayanan Apostille Kemenkumham. Pastikan Anda membawa uang tunai dengan jumlah yang sesuai.

Besaran biaya Apostille bisa berbeda-beda, tergantung pada jenis dokumen dan jenis layanan yang Anda pilih (reguler atau ekspres). Untuk informasi terbaru dan rincian biaya Apostille, silakan kunjungi situs resmi Kementerian Hukum dan HAM atau hubungi layanan informasi mereka.

Setelah melakukan pembayaran, pastikan Anda mendapatkan bukti pembayaran yang sah. Bukti ini bisa berupa struk transfer, bukti transaksi online, atau resi pembayaran dari loket. Simpan bukti pembayaran ini baik-baik, karena akan diperlukan sebagai lampiran saat mengajukan permohonan Apostille.

Penting untuk diingat, pastikan Anda membayar biaya Apostille sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jika pembayaran tidak dilakukan, tidak sesuai dengan jumlah yang ditentukan, atau tidak menyertakan bukti pembayaran, permohonan Apostille Anda bisa ditolak atau tertunda prosesnya.

Langkah 4: Mengajukan Permohonan Apostille

Setelah Anda mengisi formulir, menyiapkan dokumen, dan membayar biaya Apostille, langkah selanjutnya adalah mengajukan permohonan. Ada beberapa cara yang bisa Anda pilih untuk mengajukan permohonan Apostille ke Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham):

Pengajuan Langsung ke Loket Pelayanan

Anda bisa datang langsung ke loket pelayanan Apostille di kantor Kemenkumham. Berikut langkah-langkahnya:

1. Bawa semua dokumen persyaratan yang telah Anda siapkan (formulir permohonan, dokumen asli, fotokopi dokumen, fotokopi identitas, bukti pembayaran, dan surat kuasa jika diperlukan).
2. Ambil nomor antrean dan tunggu giliran Anda.
3. Serahkan semua dokumen kepada petugas loket.
4. Petugas akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen Anda.
5. Jika dokumen lengkap dan sah, petugas akan memproses permohonan Anda.
6. Anda akan mendapatkan tanda terima permohonan yang berisi nomor registrasi dan perkiraan waktu selesai.

Pastikan Anda datang pada jam operasional loket pelayanan. Sebaiknya datang lebih awal untuk menghindari antrean panjang.

Pengajuan Melalui Pos

Jika Anda tidak bisa datang langsung ke loket pelayanan, Anda bisa mengirimkan dokumen permohonan melalui pos. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Masukkan semua dokumen persyaratan ke dalam amplop yang aman.
2. Tuliskan alamat tujuan pengiriman dengan jelas dan lengkap. Alamat tujuan adalah kantor Kementerian Hukum dan HAM yang menangani layanan Apostille. Anda bisa mencari alamat lengkapnya di situs resmi Kemenkumham.
3. Pilih layanan pos yang terpercaya dan memiliki fitur pelacakan (tracking).
4. Kirimkan dokumen Anda dan simpan bukti pengiriman serta nomor resi untuk pelacakan.

Perlu diingat bahwa pengajuan melalui pos membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan pengajuan langsung. Pastikan Anda memperhitungkan waktu pengiriman dan pemrosesan saat menggunakan opsi ini.

Pengajuan Secara Online

Kemenkumham juga menyediakan layanan pengajuan Apostille secara online melalui website resminya. Ini adalah cara yang paling praktis dan efisien. Berikut langkah-langkahnya:

1. Kunjungi situs resmi layanan Apostille Kemenkumham.
2. Buat akun atau login jika sudah memiliki akun.
3. Pilih menu permohonan Apostille.
4. Isi formulir permohonan secara online dengan data yang benar dan lengkap.
5. Unggah (upload) dokumen persyaratan yang telah Anda scan dalam format yang ditentukan (biasanya PDF).
6. Lakukan pembayaran biaya Apostille secara online melalui metode pembayaran yang tersedia (misalnya, virtual account atau kartu kredit).
7. Setelah pembayaran terverifikasi, permohonan Anda akan diproses.
8. Anda akan mendapatkan notifikasi melalui email atau SMS mengenai status permohonan Anda.

Melalui website ini, Anda juga bisa melacak status permohonan Apostille Anda. Cukup masukkan nomor registrasi yang Anda dapatkan saat mengajukan permohonan, dan sistem akan menampilkan status terkini permohonan Anda (apakah sedang dalam proses, sudah selesai, atau ada kekurangan dokumen).

Langkah 5: Menunggu Proses dan Menerima Apostille

Setelah Anda mengajukan permohonan Apostille, baik secara langsung, melalui pos, maupun online, tahap selanjutnya adalah menunggu proses penerbitan Apostille oleh Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham). Waktu yang dibutuhkan untuk proses ini bisa bervariasi, tergantung pada beberapa faktor.

Secara umum, perkiraan waktu proses penerbitan Apostille adalah sekitar 2-7 hari kerja. Namun, ini hanyalah perkiraan. Ada beberapa faktor yang bisa memengaruhi lama waktu proses, antara lain:

• Jumlah Permohonan: Jika sedang banyak permohonan yang masuk, prosesnya mungkin membutuhkan waktu lebih lama.
• Kelengkapan Dokumen: Jika dokumen Anda lengkap dan tidak ada masalah, prosesnya bisa lebih cepat. Sebaliknya, jika ada dokumen yang kurang atau tidak sesuai, prosesnya bisa tertunda.
• Jenis Layanan: Jika Anda memilih layanan ekspres (jika tersedia), prosesnya biasanya lebih cepat dibandingkan layanan reguler.
• Metode Pengajuan: Pengajuan online biasanya lebih cepat diproses dibandingkan pengajuan melalui pos.

Selama menunggu, Anda bisa memantau status permohonan Apostille Anda. Kemenkumham menyediakan beberapa cara untuk mengetahui apakah Apostille Anda sudah selesai diproses:

• Melalui Website: Jika Anda mengajukan permohonan secara online, Anda bisa melacak statusnya melalui website resmi layanan Apostille Kemenkumham. Biasanya, Anda hanya perlu memasukkan nomor registrasi permohonan Anda.
• Melalui SMS atau Email: Jika Anda mencantumkan nomor telepon atau alamat email saat mengajukan permohonan, Kemenkumham biasanya akan mengirimkan notifikasi jika Apostille Anda sudah selesai.

Setelah Apostille Anda selesai diproses, Anda memiliki dua opsi untuk mengambil dokumen Anda:

• Pengambilan Langsung di Loket: Anda bisa datang langsung ke loket pelayanan Apostille Kemenkumham tempat Anda mengajukan permohonan. Bawa tanda terima permohonan dan kartu identitas Anda (KTP/Paspor).
• Pengiriman Melalui Pos: Jika Anda memilih opsi ini saat mengajukan permohonan, dokumen Anda akan dikirimkan ke alamat yang Anda cantumkan. Pastikan alamat yang Anda berikan benar dan lengkap. Anda mungkin perlu membayar biaya pengiriman tambahan untuk opsi ini.

Jika Anda mengambil dokumen secara langsung, pastikan Anda datang pada jam operasional loket pelayanan. Jika Anda memilih pengiriman melalui pos, pastikan Anda memantau status pengiriman dengan nomor resi yang diberikan.

Langkah 6: Memeriksa Apostille

Setelah dokumen Anda kembali dari Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) dengan Apostille terlampir, langkah selanjutnya sangat penting: memeriksa Apostille tersebut. Jangan sampai Anda baru menyadari ada kesalahan atau masalah saat dokumen sudah digunakan di luar negeri. Pemeriksaan ini memastikan dokumen Anda benar-benar sah dan siap digunakan.

Dokumen yang sudah mendapatkan Apostille biasanya memiliki ciri-ciri berikut:

• Terdapat stempel atau segel resmi dari Kemenkumham.
• Terdapat keterangan “Apostille” yang jelas.
• Terdapat nomor registrasi Apostille yang unik.
• Terdapat tanggal penerbitan Apostille.
• Terdapat tanda tangan dan nama pejabat yang berwenang.
• Informasi pada Apostille sesuai dengan data pada dokumen asli (misalnya, nama, nomor dokumen, tanggal penerbitan).
• Apostille biasanya dilekatkan pada dokumen asli atau di halaman terpisah yang menyertai dokumen asli.

Periksa dengan teliti setiap detail yang tercantum pada Apostille. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan, stempel yang buram, atau informasi yang tidak sesuai. Bandingkan data pada Apostille dengan data pada dokumen asli Anda.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Ada Kesalahan atau Kerusakan?

Jika Anda menemukan kesalahan pada Apostille (misalnya, kesalahan ejaan nama, nomor dokumen yang salah, atau tanggal yang tidak tepat), atau jika Apostille rusak (misalnya, sobek, terkena noda, atau stempelnya pudar), segera hubungi Kementerian Hukum dan HAM. Jelaskan masalah yang Anda temukan dan tanyakan prosedur perbaikan atau penggantian Apostille. Biasanya, Anda akan diminta untuk mengajukan permohonan perbaikan dengan melampirkan dokumen asli, Apostille yang salah/rusak, dan bukti-bukti pendukung lainnya.

Bagaimana Jika Dokumen dengan Apostille Hilang atau Rusak?

Jika dokumen Anda yang sudah ber-Apostille hilang atau rusak parah (sehingga tidak bisa digunakan lagi), Anda perlu mengajukan permohonan Apostille baru. Prosesnya sama seperti mengajukan permohonan pertama kali. Anda perlu menyiapkan dokumen asli (atau salinan legalisir jika dokumen asli hilang), mengisi formulir permohonan, membayar biaya, dan mengikuti seluruh prosedur dari awal.

Masa Berlaku Apostille

Apostille pada dasarnya *tidak memiliki masa berlaku*. Artinya, selama dokumen yang dilekatkan Apostille tersebut masih berlaku dan tidak ada perubahan data, maka Apostille tersebut tetap sah. Namun, perlu diingat bahwa beberapa negara atau instansi mungkin memiliki kebijakan sendiri mengenai batas waktu penerimaan dokumen. Misalnya, ada negara yang mungkin mensyaratkan dokumen tertentu (seperti SKCK) harus diterbitkan dalam kurun waktu 6 bulan terakhir. Jadi, meskipun Apostille-nya sendiri tidak kedaluwarsa, Anda tetap perlu memperhatikan persyaratan dari pihak yang akan menerima dokumen Anda.

Langkah 7: Menyimpan Dokumen

Setelah melewati seluruh proses dan memastikan Apostille pada dokumen Anda sudah benar, langkah terakhir yang tidak kalah penting adalah menyimpan dokumen tersebut dengan baik. Dokumen yang sudah ber-Apostille ini sangat berharga, karena merupakan bukti legalitas dokumen Anda di negara-negara yang mengakui Konvensi Apostille. Oleh karena itu, perlakukan dokumen ini sama pentingnya dengan dokumen asli Anda.

Simpanlah dokumen Anda di tempat yang aman, kering, dan terhindar dari kerusakan fisik seperti sobek, terlipat, atau terkena noda. Anda bisa menyimpannya dalam map plastik, brankas, atau lemari dokumen khusus. Jika Anda memiliki versi digital dari dokumen tersebut, simpan juga salinan digitalnya di tempat yang aman, seperti *cloud storage* atau *hard drive* eksternal yang terenkripsi. Pastikan *file* digital tersebut terlindungi dari virus atau *malware*.

Apostille adalah bukti bahwa dokumen Anda telah diakui keabsahannya secara internasional. Dengan memiliki Apostille, Anda tidak perlu lagi melalui proses legalisasi yang panjang dan rumit jika suatu saat Anda perlu menggunakan dokumen tersebut di negara lain yang tergabung dalam Konvensi Apostille. Jadi, simpanlah baik-baik dokumen ber-Apostille Anda, karena sewaktu-waktu mungkin akan Anda butuhkan kembali.

Kesimpulan: Proses Apostille yang Mudah dan Cepat

Setelah mengikuti 7 langkah yang telah dijelaskan, Anda sekarang memiliki gambaran lengkap mengenai proses pembuatan Apostille. Mulai dari mengidentifikasi dokumen, mengisi formulir, membayar biaya, mengajukan permohonan, menunggu proses, menerima, hingga memeriksa Apostille, semuanya dirancang untuk memudahkan Anda. Jika Anda mengikuti setiap langkah dengan cermat, proses ini bisa berjalan dengan mudah dan cepat.

Kunci utama keberhasilan proses Apostille adalah memastikan semua dokumen persyaratan lengkap dan sesuai dengan ketentuan. Pastikan juga Anda mengisi formulir dengan benar dan membayar biaya sesuai dengan jenis dokumen dan layanan yang dipilih. Dengan persiapan yang matang, proses Apostille tidak akan serumit yang Anda bayangkan.

Jika Anda mengalami kendala atau memiliki pertanyaan seputar proses Apostille, jangan ragu untuk menghubungi Kementerian Hukum dan HAM. Mereka memiliki layanan informasi yang siap membantu Anda. Anda bisa menghubungi melalui telepon, email, atau mengunjungi situs resmi mereka untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap.

Jika saat ini Anda memiliki dokumen yang perlu digunakan di luar negeri dan memerlukan Apostille, jangan tunda lagi. Segera urus Apostille dokumen Anda agar semua urusan Anda di negara tujuan berjalan lancar. Dengan Apostille, dokumen Anda akan diakui secara legal, sehingga Anda terhindar dari masalah legalitas di kemudian hari.