Day: June 5, 2025

Kami sering bertemu dengan pemilik usaha dan tim sales yang mengeluhkan hal serupa. “Chat udah banyak, tapi kenapa closing-nya masih seret?” Mereka capek menjawab pertanyaan berulang. Bingung bagaimana cara bawa prospek menuju pembelian tanpa terdengar memaksa. Padahal, mereka tahu produknya bagus.  Tantangannya ada pada komunikasi. Lebih tepatnya, pada cara dan kecepatan merespons.  Dari pengamatan kami, masalahnya bukan pada produk atau harga yang ditawarkan.  Masalah utamanya sering kali terletak pada cara dan gaya komunikasi di WhatsApp.  Sekarang ini, pelanggan membeli karena merasa dipahami. Bisa menjawab keresahan mereka. Bukan karena ditawari produk yang bagus saja. Maka dari itu, kami mulai membangun pendekatan baru. Sisi customer service yang efisien untuk mempercepat proses closing. Mengapa WhatsApp adalah Channel Strategis untuk Sales & CS? Saat ini, tidak ada channel komunikasi lebih dekat dengan pelanggan dibanding WhatsApp. Alasannya: Peran CS dalam Meningkatkan Konversi Penjualan Bisnis Pada brand milik Menjadi Pengaruh, customer service (CS) bukan cuma orang yang bertugas menjawab pertanyaan atau membantu menyelesaikan masalah teknis.  Kami melihat peran CS sebagai ujung tombak komunikasi bisnis.  CS adalah pihak pertama yang menyambut calon pelanggan, memahami kebutuhan mereka, dan membantu mengarahkannya ke solusi terbaik. Secara umum, CS terbagi menjadi dua. Yaitu CS pasif dan CS proaktif. Berikut perbedaanya: Aspek CS Pasif CS Proaktif Pendekatan Menunggu pelanggan menghubungi terlebih dahulu Menghubungi pelanggan lebih dulu tanpa diminta Tujuan Utama Menanggapi masalah atau pertanyaan Mencegah masalah dan meningkatkan pengalaman pelanggan Waktu Respon Setelah masalah muncul Sebelum masalah terjadi atau terdeteksi Contoh Tindakan Menjawab pertanyaan via live chat Mengirim notifikasi pengingat, memberikan tips penggunaan produk Inisiatif Rendah (reaktif) Tinggi (inisiatif sendiri) Hubungan dengan Pelanggan Bersifat transaksional Bersifat relasional dan berkelanjutan Prinsip Utama Menyusun Template Chat Profesional Setidaknya, ada tiga prinsip utama untuk menyusun template chat Customer Service secara profesional, antara lain: 1. Cepat, sopan, dan to the point Pelanggan tidak punya waktu membaca paragraf panjang. Maka template harus ringkas, tapi tetap sopan dan ramah. 2. Disesuaikan dengan persona pelanggan Gunakan bahasa dan gaya komunikasi yang sesuai dengan persona pelanggan. Ini akan membuat mereka merasa lebih nyaman dan terhubung secara emosional dengan brand kamu. 3. Mengandung CTA (Call to Action) Setiap chat harus punya arah. Kami selalu menutup template dengan ajakan yang jelas, seperti: “Apakah kakak ingin kami bantu proses sekarang?”, atau “Mau kami kirimkan link pembelian langsung, kak?” 60 Template Chat WhatsApp Customer Service seperti Sales Profesional Sebagai garda terdepan dalam komunikasi bisnis, CS harus berpikir layaknya seorang sales profesional.  Cepat, ramah, strategis.  Makanya, kami merangkum 60 template chat WhatsApp yang sudah terbukti mempercepat closing. Template ini dibagi ke dalam enam momen krusial saat melayani klien. A. Template Sambutan (Welcome Message) B. Template Tanya Kebutuhan C. Template Penawaran Solusi D. Template Follow-up Tanpa Terasa Menekan E. Template Handling Objection / Keberatan Klien F. Template Chat Penutup / Closing Kesimpulan Template chat WhatsApp untuk customer service kini jadi salah satu strategi jitu untuk mendorong penjualan dan mempercepat proses closing di era digital.  Dengan menerapkan 60 template yang sudah dirancang untuk enam momen penting dalam percakapan, tim sales dan CS bisa bekerja dengan lebih terstruktur dan efisien.  Komunikasi lewat WhatsApp bukan cuma soal jualan. Harus juga membangun hubungan jangka panjang yang berakar pada pemahaman atas kebutuhan pelanggan. FAQ 1. Bagaimana cara berkomunikasi dengan pelanggan lewat chat? Gunakan bahasa yang sopan, responsif, dan langsung ke inti pembicaraan. Tunjukkan empati dan antusiasme dalam setiap respons. Hindari bahasa robotik dan buat percakapan terasa manusiawi dan solutif. 2. Bagaimana cara menindaklanjuti pelanggan melalui WhatsApp? Lakukan follow-up dengan waktu yang tepat, gunakan kalimat ramah tapi tetap mengandung urgensi. Sertakan recap kebutuhan atau penawaran sebelumnya agar konteks tetap terjaga. Akhiri dengan ajakan aksi yang jelas, misalnya: “Apakah boleh kami bantu proses hari ini?” 3. Bagaimana menjawab komplain pelanggan? Dengarkan dulu dengan tenang tanpa menyela, validasi perasaan pelanggan, dan minta maaf atas ketidaknyamanan yang dirasakan. Tawarkan solusi konkret dan beri update secara proaktif. Tujuannya bukan sekadar menyelesaikan masalah, tapi memulihkan kepercayaan. 4. Bagaimana cara membuat pelanggan kembali? Berikan pengalaman layanan yang menyenangkan dan tindak lanjuti secara berkala dengan penawaran relevan. Bangun hubungan personal, bukan hanya transaksional. Loyalitas tumbuh dari kepercayaan, bukan dari diskon semata. 5. Bagaimana cara menangani pelanggan yang kecewa? Dengarkan keluhan mereka dengan seksama tanpa memotong, minta maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi, dan tawarkan solusi konkret untuk memperbaiki situasi. Tunjukkan kalau kamu memahami perasaan mereka.